Funderar du på att lägga ut din fakturahantering och låta någon annan sköta den? Kanske för att frigöra tid och resurser, eller för att få en fungerande process för att fakturera och påminna i tid? Eller så vill du helt enkelt förbättra ditt kassaflöde?
Oavsett hur dina tankar går, så har vi tagit fram en checklista i fem punkter som visar om du har mycket att tjäna på att lägga ut din fakturahantering på en professionell partner, eller om det faktiskt finns fördelar att sköta den själv även i fortsättningen.
1. Förstå dina kunder och lev upp till deras förväntningar: kan du idag erbjuda de betalsätt som dina kunder efterfrågar, t ex faktura via e-post, e-faktura, autogiro eller faktura via Kivra?
2. Sälj inte till fel kunder: för att undvika risken att hamna med stora kreditförluster bör du använda dig av ett kreditupplysningsbolag, direkt eller via ett företag som hanterar dina fakturor, som kan ge dig en bra fingervisning på om kunden kan betala eller inte – gör du det idag?
3. Tajta till betalprocessen: många företag är för generösa med betaltider och dessutom för osäkra och manuella i sin hantering. Ger du längre kredittid, avsiktligt eller oavsiktligt (t ex för att du inte hinner fakturera löpnade), än 14 dagar mot privatpersoner och 30 dagar mot företag?
4. Var inte passiv när kunder inte betalar: en starkt bidragande faktor till en effektiv betalprocess är påminnelsehanteringen. Som företagare behöver du ha lika bra struktur och rutin för att skicka ut påminnelser som för fakturor. Har du en effektiv process för att skicka ut påminnelser?
5. Känn till lagar och regleringar: har du koll på vilka lagar och regleringar som gäller, till exempel vilken information som ska stå på fakturan och hur momsen fungerar i olika momsklasser och på olika marknader och hur du får hantera personuppgifter?
Om du har full koll på alla dessa punkter har du sannolikt inte något akut behov av hjälp med din fakturahantering. Är det istället så att du inte erbjuder olika betalsätt till dina kunder eller är osäker på om du säljer till rätt kunder eller om du direkt eller indirekt agerar bank för dina kunder och ger dem långa kredittider eller om du är osäker på alla lagar och regleringar som ska följas – då är det dags att titta över möjligheten att outsourca din fakturahantering.
Så hittar du rätt i fakturadjungeln
Men, för många kan det vara något av en djungel att ge sig ut på jakt efter en bra och professionell aktör som kan hjälpa dig med fakturahanteringen. Lugn: här kommer en kort ordlista för dig som vill förstå några vanliga upplägg.
1. Fakturaadministration: detta är grundtjänsten när du ser över att lägga ut din hantering och du överlåter allt från skapandet av fakturan till utskick, påminnelse och betalprocess till professionell aktör på marknaden. Men du får betalt, dvs pengar på kontot, när dina kunder i sin tur betalar.
2. Fakturaköp: hanteringen är densamma som för fakturaadministration men här säljer du dina fakturor, antingen som en batch eller löpande, och får därför betalt direkt - innan din kund betalt. Du säljer samtidigt kreditrisken, dvs risken att fakturan skulle bli obetald, så det kan vara ett bra sätt att få loss pengar direkt och samtidigt slippa risken.
3. Abonnemang: en form av betalning som växer i popularitet där det skickas en månadsfaktura och det är egentligen samma funktion som antingen fakturaadministration eller fakturaköp, men det går även bra att hantera återkommande betalningar på detta sätt, som t.ex. ett årsabonnemang.
Vilka konkreta fördelar finns det med att outsourca din fakturahantering?
Vi har listat fem tydliga fördelar med att outsourca fakturahanteringen:
1. Frigör tid. Är du ett litet bolag så används förbluffande stor del av personalen till administration: lägg den tiden på att skapa värde istället.
2. Förbättrat kassaflöde och ett förväntat kassaflöde. Om du behöver pengar för att satsa så är det hämmande att behöva vänta på kundernas inbetalningar och när försäljningen faller ut i ett kassaflöde som går att räkna på blir det lättare att göra prognoser.
3. Bli av med risken. Det gör ont i magen på en företagare att inte veta om man kommer få betalt för det man säljer. Dessutom kan det bli en oförutsägbarhet i redovisningen när man bokar upp kundförluster.
4. Prioriterad faktura. Bra kunder betalar oftast i tid, men det finns också kunder som kan ha knappt med pengar och då blir det högre prioritet på din betalning om de vet att följden blir påminnelse och sen inkasso.
5. Kunna erbjuda alla betalsätt kunden vill ha. Häng med i den snabba utvecklingen. Genom att anlita en fakturapartner kan du erbjuda kunden olika önskade betalsätt som t.ex. autogiro eller Swish.
Se webinar om hur du kan hur du kan optimera din fakturahantering hela vägen till inkasso
Arvato Financial Solutions
Är du intresserad av att veta mer om vilken lösning som skulle kunna passa just ditt företag och vilka positiva effekter det kommer ha för ditt företag – kontakta oss på Arvato så berättar vi gärna mer!
Du når oss på 020-667 667 eller sales.se@arvato.com
Vi ser fram, emot att höra från dig – vi kan fakturahantering och vill gärna jobba med dig och ta hand om dina kunder på bästa sätt, som gör att de både betalar och kommer tillbaka.
Kristian Lindqvist, ansvarig för fakturatjänster på Arvato Sverige
Du når mig på: kristian.lindqvist@arvato.com